• Meriem Benois

Wie läuft eigentlich eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin ab?


Geschäftsfrau vor PC sitzend
Was steckt eigentlich hinter der Idee einer virtuellen Assistenz?

Viele Menschen, die mich über Social Media kontaktieren, stellen mir in der Regel oft Fragen zum Ablauf einer Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin. Da dieser Geschäftszweig in Deutschland noch relativ unbekannt ist, gibt es hier noch viele offene Punkte auf Seite der Kunden. Diese möchte ich nun aus meiner Sicht für dich beantworten. Denn jede virtuelle Assistentin hat einen anderen Workflow, so dass man nicht alle Bereiche verallgemeinern kann:

Los geht´s!


Durch die Entscheidung für eine virtuelle Assistenz hast du dich bereits innerlich dazu entschieden, für dich lästige Tätigkeiten abzugeben. Sehr gut! Das wird dich und dein Business auf ein neues Level heben. Du wirst sehen! Doch wie kann man deine Arbeitsprozesse nun am besten delegieren, oder einen gemeinsamen Work-Flow finden?


Dafür gibt es heutzutage eine Reihe an nützlichen Tools, die die Arbeit vereinfachen. Die Auswahl an Tools ist riesig und es fällt schwer sich für ein oder ein paar wenige Tools zu entscheiden. Keine Sorge. Eine virtuelle Assistenz hat in der Regel schon mit einen oder mehreren Tools gearbeitet und kann das für euch beide passende Tool vorschlagen. Solltest du aber bereits seit einiger Zeit mit deinem „Lieblings“-tool arbeiten, so ist das auch kein Problem. Da virtuelle Assistenten oftmals verschiedene Arten von Kunden haben, haben sie bereits genügend Erfahrung in der Handhabung oder können sich relativ zeitnah einarbeiten. Hierunter möchte ich dir mal eine Auswahl der meistgenutzten Tools vorschlagen, um Remote-Arbeit zu organisieren:


Beliebte Tools um in Kommunikation zu bleiben sind zum Beispiel:

  • Slack

  • Zoom

  • Skype

  • Fleep

  • Stride

  • Wickr Pro

Oder Projektmanagementtools, mit denen man einfach Ideen, Gedanken, Designs und auch Dateien austauschen kann. Darüber hinaus kann man mit ihnen Aufgaben delegieren, oder Teams organisieren. Die meistgenutzten Tools findest du hier:

  • Active Collab

  • Asana

  • Trello

Wobei ich Trello persönlich am liebsten mag. Die Kartenansicht erlaubt eine schnelle Orientierung auch bei großen Projekten. Außerdem ist dieses Tool attraktiv und ansprechend gestaltet.

Viele nutzen auch geteilte Google Drive Ordner, um gemeinsame Dateien ablegen zu können.

Du siehst, es ist gar nicht so schwer, deine Workflows technisch zu delegieren.


Wie sieht es nun mit der Bezahlung aus?


Dies ist oftmals so unterschiedlich, wie die verschiedenen virtuellen Assistenten selbst. Aber es hat sich über die Zeit ein gewisser Standard durchgesetzt.


Variante 1: Viele virtuelle Assistenten rechnen nach Stundensatz ab, also wie lange sie für eine bestimmte Tätigkeit benötigen. Häufig wird dabei die benötigte Zeit erfasst, z.B. mithilfe von Toogle, ein sehr praktisches Zeiterfassungstool. Die erfasste Zeit kann dann als Report der Rechnung beigelegt werden.


Variante 2: Vielfach verbreitet ist auch die Abrechnung nach gebuchten Stunden pro Monat, oftmals verbunden mit einem Rabatt. Z.B. 30 Stunden pro Monat à 59€ zzgl. MwSt. abzüglich 5% Rabatt. Hilfreich, wenn du im Vorfeld schon weißt, für wie viele Stunden du professionelle Hilfe benötigst, so kannst du dies mit deiner virtuellen Assistenz fest vereinbaren. Häufig erfolgt die Leistung dann nach Vorkasse. Zu viel gezahlte Beträge werden in den nächsten Monat übertragen. Sollte doch mehr Arbeit als geplant anfallen, so wirst du vorab informiert, dass das Stundenkontingent bald aufgebraucht ist und du kannst flexibel entscheiden, wie du hier vorgehen möchtest.


Variante 3: Die dritte Form der Abrechnung ist die Abrechnung nach Projekt, z.B. in meinem Fall, wenn die Erstellung einer kompletten Webseite, oder einer Landingpage ansteht. Hier gebe ich dem Kunden einen Fixpreis über das komplette Projekt an die Hand. Sollten Zusatztätigkeiten übernommen werden, die nicht durch das Angebot abgedeckt sind, rechne ich diese separat nach Aufwand ab (selbstverständlich wirst du als Kunde vorab darüber informiert).


Orts- und zeitunabhängig


Virtuelle Assistenten arbeiten in der Regel zeit- und ortsunabhängig. Das heißt für dich, dass deine Assistentin nicht bei dir vor Ort in deinem Büro tätig ist, sondern am anderen Ende von Deutschland sitzt, oder z.B. noch weitere weg von den Philippinen aus agiert. Das stellt in der heutigen Zeit kein Problem mehr da. Professionelle Assistenten vereinbaren Regeln für die Erreichbarkeit und durch die vorher genannten Tools kann deine Arbeit komplett online ausgeführt werden. Es hört sich vielleicht kompliziert an, hat sich aber in Realität bewährt, was auch der steigende Bedarf an virtuellen Assistenten belegt.


Feedback


Wie im realen Büroalltag mit festen Mitarbeitern ist regelmäßiges Feedback unverzichtbar. Dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz und auch für dich als Kunden. Als virtuelle Assistenz ist man selbstständig und oftmals für mehrere Kunden tätig. Da sind reibungslose Abläufe wichtig. Auch ist sie mehr oder weniger abhängig von deiner Mithilfe, kann nur so gut entlasten, wie du auch mitziehst. Also wenn z.B. Dateien, Inhalte, Belege, etc. geliefert werden müssen, ist die Arbeit davon abhängig. Daher ist es wichtig, bei Unstimmigkeiten auf beiden Seiten Feedback geben zu können. Es hilft nicht nur dir, sondern auch ihr deine Arbeit so erfolgreich wie möglich zu erledigen.

Wie kann ich dir helfen?


Ich hoffe, dass ich dir hiermit bei der Auswahl für eine virtuelle Assistenz weiterhelfen konnte. Probiere es doch einfach für einen gewissen Zeitraum aus und buche mich für die Erstellung von Content oder die Betreuung deiner Webseite. Weitere Leistungen findest du unter www.virtualista.de/leistungen


Du wirst erstaunt sein, wie du dich plötzlich wieder auf dein Kerngeschäft und auf neue Projekte konzentrieren kannst. Das wird dir und deinem Geschäft erheblich weiterhelfen.


Für mehr Informationen, kontaktiere mich einfach unter:

www.virtualista.de

kontakt@virtualista.de

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